Per far sì che una traduzione venga accettata dal Translation Project è necessario seguire una procedura particolare a cui tutti i traduttori sono tenuti ad attenersi: in questo documento vengono elencati i requisiti di tale procedura, fornendo una semplice guida a coloro che vogliano collaborare con il progetto di traduzione italiana.
Iscriversi alla mailing list dei traduttori italiani dalla apposita pagina di gestione della lista.
Leggere l'utile documentazione contenuta nella pagina ufficiale della lista dei traduttori, nella pagina ausiliaria della lista dei traduttori e nella pagina della documentazione del Translation Project.
Scaricare il modulo per la liberatoria, compilarlo e spedirlo (via posta cartacea) alla FSF. In attesa della risposta si può procedere con i punti seguenti (ad eccezione dell'assegnazione "ufficiale" e dell'upload dei file tradotti).
Scegliere un programma non ancora tradotto, consultando la pagina delle statistiche e chiedendo in lista se nessuno ha già iniziato a tradurlo.
Farsi assegnare ufficialmente la traduzione di un programma, mandando una messaggio di posta elettronica a translation@iro.umontreal.ca, mettendo in Cc: Marco d'Itri e indicando il nome del programma nel corpo del messaggio.
Tradurre il file .po, mandarlo in revisione sulla lista, apportare le correzioni suggerite.
Spedire la versione finale del .po al robot, mandandogli un messaggio con il seguente oggetto:
TP-Robot PROGRAMMA-VERSIONE.it.po
Al messaggio va anche allegato il file .po compresso con gzip.
Seguire gli avvisi automatici spediti in lista dal robot poco prima del rilascio di ogni nuova versione del programma. Scaricare il nuovo file it.po seguendo le indicazioni contenute nel messaggio di notifica, aggiornare la traduzione e inviarla al robot (seguendo le modalità descritte sopra).
È possibile anche ricevere automaticamente il nuovo file .po, attivando il servizio di autosend: per attivarlo è sufficiente spedire un messaggio al robot.
Questo elenco di operazioni è stato compilato e spedito sulla lista dei traduttori da Cristian Rigamonti ed è stato convertito in XHTML da Emanuele Aina.